İndikatör Yönetimi
İndikatör Yönetimi İndikatör Uygulamaları İndikatörlerin Çıkış Noktaları İnd. Yön. SKS Okulu Ders Notları
 
İndikatör Yönetimi

Ölçme, bireylerin, nesnelerin ya da sistemlerin belirli özelliklere sahip olup olmadığının, sahipse sahip oluş derecesinin belirlenerek sonuçların sembollerle ve özellikle sayı sembolleriyle ifade edilmesidir. Değerlendirme ise, ölçme sonuçlarını bir ölçütle kıyaslayarak ölçülen nitelik hakkında bir karara varma sürecidir. Yani, ölçme, bir tanımlama işlemidir. Değerlendirme ise, bir yargılama işlemidir ve ölçme sonucunun bir ölçütle karşılaştırılmasına dayanır.

Sağlık hizmeti farklı yapılanmalarla ve farklı sistemler içinde sunulabilir. Ancak tüm sağlık hizmeti yapılanmalarında ortak amaç "... doğru işlemleri, doğru kişilere, doğru zamanda uygulamak ve ilk defasında doğru yapmak."tır. Bu da kaliteyi sürekli iyileştirmek ve geliştirmekle mümkün olacaktır. Bu amaç doğrultusunda hareket edebilmek ve kaliteli hizmet sunumunu sağlayabilmek için ilk önce sistemin nitelik ve nicelik olarak bu hedefin neresinde olduğunu görmek gerekmektedir.

Kalite yönetiminde kararlar kanıta (veriye) dayalı olmak durumundadır. Yani; hizmetin kalitesini, verimliliğini, etkinliğini, sonuçlarını izlemek, hesap verebilirlik, ileriye dönük politikalar oluşturmak, planlama ve karşılaştırma yapabilmek; ölçmek ve ölçüm sonuçlarını değerlendirmekle mümkün olacaktır. Görülüyor ki; kalite ve ölçüm kültürü birbirinden ayrılmaz iki unsurdur.  Ancak ölçüm kültürü ciddi bir öğrenme süreci gerektirmektedir. Kurum çalışanları; veri toplama ile ilgili uygulamaları, sonuçları nasıl yorumlayacaklarını ve iyileştirme faaliyetlerini nasıl planlayacaklarını süreç içinde öğreneceklerdir.

Bu öğrenme sürecinde kurumlara yol göstermek amacıyla "Sağlıkta Kalite Standartları İndikatör Yönetimi" bölümünde yer alan indikatörler ile ilgili olarak hazırladığımız, indikatör kartlarını, bazı örnek formları ve SKS Okulu ders notlarında yer alan İndikatör Yönetimi bölümünü bu sayfada sizlerle paylaşıyoruz.

Kurumlar; burada yer verilmeyen diğer indikatörler için, verdiğimiz örneklerden yola çıkarak, kendi yapılanmaları ve ihtiyaçlarını da göz önünde bulundurmak suretiyle indikatör kartlarını oluşturmalı ve uygulamalarını bu yönde yürütmelidirler.

İndikatör Kartının Hazırlanması

İndikatör kartları bir anlamda indikatörlerin kimliği niteliğindedir. Her indikatör kartında bulunması gereken parametreler aşağıda belirtilmiştir:

  • Hesaplama yöntemi
  • Alt indikatörler
  • Hedef değer
  • Veri kaynağı
  • İlgili formlar
  • Sorumlular
  • Veri toplama periyodu
  • Veri analiz periyodu
  • Dikkat edilecek hususlar

Böylelikle indikatör kartında neyi ölçeceğimiz, hangi yöntemlerle nasıl ve ne zaman ölçeceğimiz, ne zaman değerlendireceğimiz, sorumluların kimler olduğuna ilişkin soruların cevabını bulmuş olacağız.  

Kurumlar, hazırladığımız indikatör kartlarında yer alan;

  • Hesaplama Yöntemi
  • Veri Toplama periyodu
  • Veri Analiz Periyodu
  • Dikkat Edilecek Hususlar
  • Parametrelerinde belirtilen açıklama ve kurallara göre çalışmalarını yürütmelidirler.
  • Alt indikatörler

Hedef Değer

  • Veri kaynağı
  • İlgili Formlar
  • Sorumlular

Parametrelerinin içeriğini ise, kurumun özelliği ve uygulamalarına göre kendileri belirlemelidirler. 

Alt İndikatörler

İndikatör takibi sırasında sonucu yorumlayabilmek ve gerektiğinde geriye dönüp kök neden analizi yapabilmek için ek bilgi ve veriye ihtiyaç duyulabilmektedir. Bu nedenle veri toplamaya başlamadan önce indikatörle birlikte hangi ek bilgi ve verilere ihtiyaç bulunduğuna karar verilmelidir. Bu amaçla indikatörün özelliğine göre alt indikatörler de oluşturulabilir ve bunlara indikatör kartında yer verilebilir. İlk etapta;  yayınlamış olduğumuz indikatör kartlarında yer alan alt indikatörlerden yola çıkarak biraz araştırma ve biraz da hayal gücüyle ihtiyaç duyduğunuz alt indikatörleri belirleyebilirsiniz. Bunu belirlerken özellikle odaklanmak istenilen, ölçülebilir ve elde edilen veriler doğrultusunda etkin müdahaleler ile iyileştirme yapılabilecek alanların belirlenmesine dikkat edilmelidir.

Örneğin; “Kesici/delici alet yaralanması” indikatörü takip edilirken, hazırladığımız indikatör kartında iyileştirme yapılacak alanlar göz önünde bulundurularak aşağıdaki gibi alt indikatörler belirlenmiştir:

  • Kesici/delici alet yaralanmasına maruz kalan çalışanların mesleki oransal dağılımı
  • Kesici/delici alet yaralanmasına neden olan kesici/delici aletlerin oransal dağılımı
  • Kontamine kesici/delici alet ile yaralanma oranı
  • Servis bazında kesici/delici alet ile yaralanma oranları
  • Yaralanan personelde kişisel koruyucu ekipman kullanma oranları

Bu alt indikatörlerden yola çıkarak;

  • Hangi meslek grubunun daha çok kesici/delici alet yaralanmasına maruz kaldığı ve hangi kesici/delici alet ile en çok yaralanma olayının gerçekleştiği tespit edilip aşağıdaki gibi iyileştirme faaliyetleri planlanabilir.
  • İlgili meslek grubuna konu ile ilgili hizmet içi eğitimler tekrarlanabilir.
  • Aynı çalışan birden fazla yaralanma olayı yaşamış ise, bu çalışana yönelik birebir eğitim verilebilir.
  • En fazla yaralanmaya sebep olan kesici/delici alete yönelik koruyucu ekipmanların seçimi ve kullanımına ilişkin uygulamalar gözden geçirilebilir.

Sonuçta uygulamalarınız ilerledikçe, kurumlarınızda bu yönde tecrübe ve deneyim arttıkça sistemlerinizi geliştirilebilir ve daha detaylı analizler yapabilirsiniz.  Hazırladığımız indikatör kartlarında yer alan alt indikatörlerin kullanımı ve yeni alt indikatör belirlenmesi tamamen kurumun inisiyatifine bırakılmış olup isteyen kurumlar alt indikatör kullanabilirler.

Hedef Değer

İndikatör, kurum tarafından hâlihazırda izlenmiyor ise hedef değerin belirlenmesi sağlıklı olmayabilir. Hedef değerin belirlenebilmesi için öncelikle mevcut durumun tespit edilmesi ve analizi gerekmektedir. Kurumlarımız en geç 01 Ağustos 2011 tarihine dek, o güne kadar elde ettikleri verilere ve yaptıkları analizlere dayanarak hedef değer belirlemeli ve kartlarında buna yer vermelidirler. Kurum hedeflediği noktaya ulaştıktan sonra daha iyi bir noktayı hedefleyebilir ve kartı bu yönde tekrar düzenleyebilir.

Veri Toplama

Veri kaynağı kurumdan kuruma farklılık g österebilir bundan dolayı her bir indikatör için veri toplarken kullanılacak araçlar kurumların inisiyatifine bırakılmıştır.

  • Kurumlar verilerini HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) üzerinden elektronik ortamda veya yazılı formlar ile toplayabilirler.
  • Web sitemizde veri toplamak üzere yayınlanmış olan bildirim formları, veri toplama formları, veri analiz formları ve yıllık veri analiz formları örnek olarak yayınlanmıştır. Bu formların kullanımı zorunlu olmayıp tamamen kurumların inisiyatifine bırakılmıştır. Yani kurumlar bu formları kullanabilecekleri gibi kendi ihtiyaçlarını dikkate alarak yeni formlar da hazırlayabilirler. Bu formlar HBYS’ de tanımlanabileceği gibi yazılı olarak da yer alabilir. 

Verilerin Analizi

Verilerden indikatör sonuçlarına ilişkin analizler yapılması ve analiz sonuçlarının yorumlanması, indikatör takip sürecinin en kritik adımlarından birisidir. Çünkü analiz sonucuna göre ilgili birimde iyileştirme yapılacak alanlar tespit edilecektir.  Burada dikkat edilecek noktalardan biri indikatör kartında belirtilen periyotlarda analiz yapılması ve sonuçların hedef değer/değerlerle karşılaştırılıp en doğru yorumun yapılmasıdır.

Sorumlu veya Sorumluların Belirlenmesi

Her bir indikat örün veri toplama ve analizinden sorumlu kişi veya gruplar belirlenmelidir. İndikatörün tipine, kurumun işleyişine ve veri kaynaklarına göre sorumlular değişebilir. Sorumlu bir kişi olabileceği gibi, bir klinik bölüm ya da bir komite de olabilir. Ancak tüm indikatör takiplerinin yönetiminde kalite yönetim birimi koordinasyon görevini yürütmeli, veri sorumlularının bu konuda eğitilmesi, bilinçlendirilmesi konusunda gerekenlerin yapılmasını sağlamalı ve indikatör sonuçlarının değerlendirilmesinde üst yönetim ve sorumlular ile birlikte çalışmalıdır.

Dikkat Edilecek Hususlar

Her bir indikatör kartı hazırlanırken o indikatörle ilgili belirtilmesi gereken özel durumlar var ise “Dikkat Edilecek Hususlar”  başlığı altında tanımlanmalıdır. Örneğin, hazırladığımız kesici/delici alet yaralanması indikatöründe, bu parametrede; “kişi birden fazla kesici/delici alet yaralanmasına maruz kaldığında her olayın ayrı değerlendirilmesi gerekliliği” belirtilerek bu özel duruma dikkat çekilmiştir.

İndikatör Sonuçlarını Kullanmak ve Sürekli Gelişim

İndikatör takibinde, kart ve formlar ölçme ve değerlendirme işlemi için birer araç olarak kullanılacaktır. Asıl hedef, ölçmek, değerlendirmek, iyileştirmek, bu aşamaların sağlıklı ve sürekli bir şekilde tekrarlanmasını sağlamak ve nihayetinde hizmet sunumunun kalitesini artırmaktır.

Bu çalışmalar sırasında; indikatör sonuçlarının ipucu verdiği, yönlendirici rolü olduğu unutulmamalıdır. Başka bir ifade ile; indikatör sonuçları işaret eder, soru sorar, uyarır. Bu nedenle alacağımız kararlara destek olur. Sonuçları değerlendirirken her zaman "Neden" diye sormak önemlidir. Sebepleri farklı açılardan, çok yönlü olarak sorgulamak sistemi iyileştirirken isabetli adımlar atılmasını sağlayacaktır.

Ölçme ve değerlendirme sürekli bir çaba, sabır ve mücadele gerektiren bir çalışmadır. Bu konuda gerçekleştirilecek uygulamalar zaman içinde tecrübe kazanıldıkça daha iyi bir noktaya gelecektir. Her kurumun kendine özgü sorunları ve çözüm yolları olacaktır. Bu da, hem kurum tecrübesi hem de ülke deneyimimizin artırılması için yarar sağlayacaktır. Dolayısı ile her kurumun bu yöndeki çabası bizim için çok önemlidir.

Kurumlarımızın gelişimine yönelik kuralları ortaya koymak, hedef belirlemek, bu hedefe ulaşmak için yönlendirmek, yol göstermek ve hedefe ulaştıktan sonra da bir sonraki hedefi göstermek de Bakanlığımızın görevidir.  Sistem sürekli kendini geliştirmek durumundadır.  Buradan yola çıkarak, Bakanlığımız kurumlarımız için kalite konusunda hedefi sürekli bir üst noktaya taşımaya, sistem belli bir noktaya geldikçe çıtayı bir sonraki hedefe yöneltmeye devam edecektir.